18 Mar Banqueting: un corretto preventivo aumenta le conferme?
Banqueting: la formulazione di un corretto preventivo aumenta la percentuale di conferme?
Quanto incide sulla percentuale di conferme la formulazione di un corretto preventivo nel banqueting? Quali sono le caratteristiche di un buon preventivo per un banchetto? Siamo tutti certi di saper inviare al cliente preventivi efficaci ai fini della conferma? Quali sono le mancanze che a volte ci fanno perdere un lavoro? Se e quando un preventivo non è efficace, a chi sono riconducibili le responsabilità? Al catering? All’intermediario (agenzia o wedding planner)?
Tante domande. In questo articolo qualche risposta.
Quanto incide sulla percentuale di conferme la formulazione di un corretto preventivo nel banqueting?
Vi tolgo subito ogni dubbio: moltissimo.
Un preventivo catering (con tutto il rispetto per altri settori) non è come quello di un idraulico o di un produttore di materie plastiche. Infatti, oltre a comunicare un prezzo finale, racconta la filosofia di un’azienda, i suoi menu e il suo modo di intendere la cucina, l’estetica, lo stile, il servizio.
Porta quindi con sé una parte molto concreta (dettagli dell’evento, prezzi e condizioni contrattuali) e una molto più impalpabile che gioca un ruolo fondamentale nel processo decisionale del cliente.
Sia che venga creato per un evento aziendale o privato, è destinato a un momento emotivamente sensibilissimo: un matrimonio, il lancio di un nuovo prodotto, una sfilata, l’anniversario di un’azienda…, deve quindi adeguarsi nella sua forma a ciò per cui è destinato diventando il racconto del banchetto che sarà.
Un preventivo ben fatto può quindi alzare notevolmente la percentuale di conferma da parte del cliente.
Quali sono le caratteristiche di un buon preventivo per un banchetto?
Un buon preventivo per un banchetto deve avere le seguenti caratteristiche
- Essere esteticamente gradevole
- Essere in linea con l’immagine dell’azienda (sito, pagine social…)
- Non deve essere eccessivamente prolisso: nessuno ha tempo di leggere i romanzi
- Non deve essere eccessivamente succinto: il cliente deve capire chi siete e quale servizio gli state proponendo
- Se possibile deve includere al suo interno qualche immagine esemplificativa del menu proposto
- Deve contenere tutti i dati salienti dell’evento (timing, location, numero ospiti…)
- Deve segnalare fin da subito le modalità di pagamento e le principali condizioni contrattuali
- Deve essere facilmente leggibile e interpretabile (ok l’originalità ma usate font chiari, allineamenti sensati…)
- Deve essere di facile comprensione: non dimenticate mai che state inviando una proposta a qualcuno che di mestiere fa tutt’altro. Ciò che a noi sembra banale, per altri non lo è
- Deve, più di ogni altra cosa, rispecchiare le esigenze di prodotto del cliente
Siamo tutti certi di saper inviare al cliente preventivi efficaci ai fini della conferma? Quali sono le mancanze che a volte ci fanno perdere un lavoro?
Probabilmente tutti siamo convinti di inviare preventivi efficaci ma spesso ci sbagliamo. Dopo più di vent’anni di onorata carriera mi sento di dire che un buon 50% dei preventivi inviati non ha le giuste caratteristiche per essere confermato, nonostante la buona intenzione di chi lo ha lavorato.
I preventivi catering sono pieni di mancanze e spesso non rispettano i punti elencati poco fa, soprattutto l’ultimo punto sul quale desidero concentrarmi oggi e che è la chiave principale per aumentare il numero di conferme.
Di frequente, infatti, i preventivi vengono inviati frettolosamente senza che prima si siano compiute le azioni necessarie per creare una proposta corretta. Le elenco di seguito, tenetele a mente e applicatele SEMPRE:
- Parlare approfonditamente con il cliente per avere il maggior numero di informazioni. Molti infatti formulano il preventivo sulla base di una mail mandata dal cliente che racconta troppo poco (es: buongiorno vorrei un preventivo catering per un matrimonio 100 persone nel mese di Giugno. Grazie). Vi sembra sufficiente? Ovviamente no, eppure molti mandano preventivi solo a seguito di informazioni esigue come quelle dell’esempio sopra. Hanno buttato via il loro tempo che, come ben sappiamo, è denaro.
- Dopo un corretto colloquio con il cliente è necessario conoscere approfonditamente il prodotto catering per intuire al volo quale possa essere, all’interno dell’ampia gamma di servizi banqueting possibili, la proposta più adatta al cliente, alla location, alla stagione, all’orario, al tipo di evento indicato…
Una conferma, quindi, passa attraverso attenzione e meticolosità da un lato e preparazione dall’altro. Spesso, nel nostro settore, sono fattori assenti. Perché?
- Perché chi fa il nostro lavoro vive costantemente in uno stato di fretta e affanno, ne consegue che ci sembra di non avere tempo, ad esempio, di approfondire ogni dettaglio prima di stendere un preventivo. Errore!!! Meglio mandare 10 preventivi con una percentuale di conferma del 50% o 20 preventivi con una percentuale di conferma del 10% ?. La risposta è nei numeri.
- Perché chi fa il nostro lavoro raramente dedica tempo alla propria formazione e quindi a volte si ritrova impreparato di fronte alle sfide che lo aspettano.
Se e quando un preventivo non è efficace, a chi sono riconducibili le responsabilità? Al catering? All’intermediario (agenzia o wedding planner)
Le responsabilità degli intermediari
Circa l’80% delle richieste di preventivo che riceve un catering arrivano da un intermediario: agenzia di eventi o wedding planner. Sono loro ad interfacciarsi con il cliente (azienda o sposi) e sono quindi loro a raccogliere le informazioni necessarie per la stesura del preventivo catering.
Accadono quindi di frequente due cose:
- come sempre, quando le indicazioni necessarie vengono riportate, non arrivano integre e perfettamente corrette
- a parlare di catering con il cliente sono persone che, nella realtà, non fanno catering
Le responsabilità dei catering
Chi fa catering di mestiere non è sempre opportunamente preparato oppure demanda a persone inesperte il compito di un primo colloquio con il cliente compromettendo così la possibilità di conquistare un lavoro.
Vige inoltre la superficiale regola non scritta per la quale chi lavora più ore o manda più preventivi sia più valido di chi fa meno in questo senso. Si sbaglia profondamente non misurando i risultati che sono l’unico elemento davvero importante.
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Difficile pesare la distribuzione delle responsabilità di una bassa percentuale di conferme. Possiamo dire che, nel complesso, ogni soggetto di questa catena dovrebbe porre più attenzione alla buona formulazione di un preventivo.
Agenzie e wedding planner dovrebbero affidarsi di più al catering consentendogli di parlare con il cliente prima della stesura del preventivo oppure dovrebbero formarsi a dovere per non incorrere in errori grossolani.
I catering dovrebbero dare più importanza alla qualità dei preventivi inviati piuttosto che alla quantità e dovrebbero istruire il proprio personale in modo sistematico, riconoscendo la formazione come presupposto indispensabile al proprio business
Il corso Banqueting Services
Fermiamoci ogni tanto, smettiamo di correre come un criceto nella ruota e proviamo a capire che azioni mettere in atto per migliorare la qualità del nostro lavoro e della nostra vita.
Il corso “Banqueting Services” di Supponiamo un Evento è stato ideato per sopperire alle lacune che intermediari o personale inesperto hanno rispetto al prodotto catering e consentire a tutti di lavorare con più serenità e self confidence alla formulazione del preventivo, con la certezza che questo possa alzare il numero di conferme, di fatturato e di soddisfazione di tutti, a partire da quella del cliente.
Supponiamo che sia possibile. Www.supponiamounevento.it/banqueting-services/
