Vuoi far diventare il tuo spazio una location per eventi?

13 Mar Vuoi far diventare il tuo spazio una location per eventi?

Stai considerando l’ipotesi di far diventare il tuo spazio una location per eventi? Gestisci un ristorante o un Hotel e vuoi mettere a reddito spazi e giornate infruttuosi dedicandoli agli eventi?
In questo articolo ti aiuterò a fare le riflessioni necessarie per valutare se e come sia opportuno compiere un simile passo evitando di fare scivoloni.

L’ESIGENZA DI METTERE A REDDITO IMMOBILI E SPAZI

Chi fa il mio lavoro viene spesso interpellato da privati o aziende che possiedono un immobile (villa, capannone, loft, castello, cascina, giardini…) e stanno valutando di mettere a reddito la loro proprietà destinandola agli eventi. Capita anche che gestori di ristoranti, Hotel, agriturismi ecc., abbiano spazi inutilizzati o stagioni “morte” e si domandino se destinarli agli eventi possa creare ulteriore valore per la propria struttura.
Ci chiedono di visitare gli spazi per dare un’opinione in merito a questa idea. Vi informo subito che, purtroppo, sei volte su dieci la risposta è no.
Esistono infatti delle caratteristiche precise perché un luogo sia adeguato agli eventi e devono inoltre sussistere le condizioni necessarie.
Andiamo per ordine quindi e analizziamo le caratteristiche che deve avere uno spazio per essere adeguato agli eventi, quali invece lo rendono inappropriato. Cercherò anche di raccontarvi quali sono le eventuali soluzioni alternative a quella degli “eventi classici”

IL PRIMO PASSO: AVERE UNO SPAZIO CON LE GIUSTE CARATTERISTICHE

Ecco le caratteristiche indispensabili di un’immobile per ospitare gli eventi

• Deve essere in buone condizioni e non fatiscente. Se è fatiscente è prima necessario investire e ristrutturarlo a dovere (prima di agire consulta un esperto del settore eventi per progettare una ristrutturazione compatibile con i tuoi obiettivi)
• Deve essere raggiungibile con i mezzi (come minimo auto e furgoni, ancor meglio camion cassonati e Tir)
• Se è un luogo dove si possono organizzare eventi all’esterno è necessario avere spazio per il piano B (pioggia e/o tempo incerto). Questo vale sia per la parte in piedi (aperitivo e Open bar) che per la parte al tavolo (pranzo o cena al tavolo).
• Se non hai spazio per ipotesi bel tempo e brutto tempo (ad esempio sei una villa che vuol fare matrimoni) non puoi ospitare gli eventi, a meno che tu non investa denaro in una struttura esterna (tenda, serra, gazebo).  Molte location affermate hanno optato per questa soluzione. Per considerare questa ipotesi è opportuno rivolgersi a professionisti del settore e chiedere un preventivo su misura. Esistono due soluzioni diverse per implementare una struttura per l’esterno: acquisto o noleggio a lungo termine. Puoi chiedere un preventivo per entrambe le ipotesi e decidere quale sia il più adeguato alle tue esigenze.
• L’ideale sarebbe che lo spazio avesse una sala molto grande in grado di contenere tutti gli ospiti (come minimo 100) per almeno una parte del servizio catering (ad esempio la cena al tavolo) perché la maggior parte dei clienti predilige la presenza di una sala unica per la parte al tavolo. Questa caratteristica non è indispensabile ma rende il tuo spazio largamente più appetibile.
• Se una location può contenere 200 ospiti deve essere dotata di uno spazio abbastanza ampio per cucinare per quel numero di ospiti. Questo spazio può anche essere esterno ma deve necessariamente essere coperto (ad esempio sotto un porticato), dotato delle giuste prese elettriche e adiacente alle sale dove si effettua il servizio. Per intenderci non si può pensare di far camminare i camerieri sotto la pioggia per andare dalla cucina alla sala.
• Deve avere dei servizi igienici adatti al numero di ospiti che può contenere e accessibili ai disabili
• Più spazi “dietro le quinte” ci sono meglio è (per stoccaggio attrezzature, sbarazzo, regia, camerini, spogliatoi personale, servizi igienici per il personale…)
• I Kw disponibili devono sopperire a tutte le esigenze di cucina, illuminazione, servizio audio e luci e quindi non possono bastare i normali Kw che solitamente troviamo. Questo significa che è importante fare un potenziamento elettrico con il fornitore di energia
• Sono necessarie prese industriali alle quali i vari attori (catering, dj, musicisti, tecnici luci…) si possano allacciare
• Il calcolo della massima capienza deve considerare anche tutte le questioni legate alla sicurezza: uscite per evacuazione ospiti in caso di emergenza, massima portabilità di peso…
• Durante l’evento deve esserci, a disposizione di chi sta lavorando, almeno una persona di riferimento per qualunque esigenza sopraggiungesse.

Queste sono le caratteristiche principali che uno spazio è bene che possieda. Se il tuo immobile soddisfa o può arrivare a soddisfare tutti questi punti hai già fatto dei grandi passi avanti. Il prossimo passo è prendere consapevolezza delle complessità di gestione dell’attività.

IL SECONDO PASSO: LA GESTIONE DI UNO SPAZIO PER EVENTI È UN LAVORO A TEMPO PIENO

Gestire uno spazio per gli eventi non è un gioco ma un vero e proprio lavoro. Chi pensa di avere un immobile e metterlo facilmente a reddito senza una strategia ragionata, senza impegno, energie, programmazione e comunicazione ha sbagliato a capire. Questo è un lavoro e comporta la dovuta dedizione. Se sei un ristorante o una struttura ricettiva non pensare che dedicare uno spazio agli eventi sia un gioco da ragazzi e che non impegni tanto quanto la tua attività principale soprattutto se sei tu a gestire la ristorazione al suo interno

Hai quindi due vie praticabili in questo senso:

• Se non puoi dedicare tempo all’attività dello spazio perché il tuo tempo è già completamente occupato da altro, devi reclutare una persona che la segua o appaltarne la gestione a un operatore del settore (catering, agenzia, professionista del settore, wedding planner…). In questo caso tieni presente che parte dei proventi dell’attività saranno usati per pagare chi di dovere per il lavoro svolto.
• Vuoi far diventare la gestione della location il tuo lavoro. Bene! Ma devi rimboccarti le maniche perché ti aspetta una montagna di cose da fare e, se la location è una villa per matrimoni, scordati i weekend al mare o le vacanze lunghe tre mesi.

Brevemente elenco i punti fondamentali necessari per arrivare ad avere una location di successo:

• Strutturare lo spazio al meglio per le visite e gli eventi
• Impostare un lavoro d’ufficio per invio preventivi, telefonate, gestione calendario, visite, open day, comunicazione, presenza sull’evento, amministrazione
• Presenza sui maggiori portali di location per eventi (per i matrimoni matrimonio.com e www.zankyu.it , per eventi aziendali www.meetingecongressi.it )
• Creazione di un sito, presenza sui social e gestione costante delle pagine social
• Gestione della parte contrattuale
• Contatti con i fornitori di fiori, audio e luci, catering, allestimenti, musica…

PER CHI HA UN RISTORANTE O UN HOTEL: ATTENTI ALLA PROMISQUITA’

Se hai un ristorante o una struttura ricettiva alberghiera fai bene a immaginare di ospitare anche gli eventi ma stai molto attento, con questa nuova attività, a non “disturbare” o interferire con l’attività primaria. Ad esempio un banchetto per un matrimonio tende a finire tardi la sera con musica e balli. Se sei un Hotel questo potrebbe disturbare i clienti dell’Hotel. Se sei un ristorante e ospiti contemporaneamente i clienti avventori e un banchetto per un anniversario, quest’ultimo potrebbe infastidire i clienti “tradizionali” e scoraggiarli a tornare. Nella sostanza la soluzione ideale sarebbe che gli spazi che ospitano gli eventi siano ben separati da quelli della tua attività principale.

LE DIATRIBE FAMIGLIARI … CHE PROBLEMA PER UNA LOCATION

Ho visto cose che voi umani non potreste immaginare… recitava la parte finale di un famoso cult movie…ecco, io le ho viste accadere negli eventi. Soprattutto nelle ville gestite da famiglie con più componenti, ove non tutti erano d’accordo con la destinazione finale della suddetta villa.
Ho visto la mamma di una proprietaria annaffiare con la canna dell’irrigazione tutti gli ospiti al tavolo, fratelli litigare furiosamente, ville divise in due parti (quella per gli eventi e quella abitata) dove chi le abita sguinzaglia i cani da guardia sul personale che lavora. Potrei continuare per ore, ma evito di entrare troppo nei dettagli. Vi dico solo: se l’immobile non è SOLO vostro e se non tutti i proprietari sono sulla stessa lunghezza d’onda, trovate degli accordi e metteteli nero su bianco oppure lasciate stare prima di finire davanti a un giudice.

NON VOGLIO SCORAGGIARTI

Non vorrei che questo articolo ti scoraggiasse ma penso che essere consapevoli di cosa comporta possedere e gestire una location sia importante per iniziare bene. Se penso alle location numericamente presenti vent’anni fa e a quelle che ci sono adesso mi sembra quasi incredibile. Non credo di esagerare quando dico che sono aumentate esponenzialmente e che la concorrenza ormai sia forte e riesca ad emergere solo chi si dà veramente da fare prendendo questa attività con serietà. Quindi forza!! Se ben gestito uno spazio per eventi può essere un’ottima fonte di guadagno.

LE ALTERNATIVE PERCORRIBILI

Se il vostro spazio non ha le caratteristiche necessarie non vi scoraggiate: esistono altre soluzioni percorribili. Ve le indico di seguito di modo che possiate valutarle, se possibile, insieme a professionisti del settore.

• Se avete una bella villa/castello/tenuta in un posto di villeggiatura che non possiede i requisiti giusti per gli eventi potete pensare di adibirla a villa per vacanze di lusso per gruppi di stranieri chiedendo aiuto e consiglio ad agenzie specializzate che fanno questo di mestiere. In questo senso mi sento di consigliarvi le seguenti due realtà https://www.estevillas.com/ e https://passepartout-homes.com/ .
• Se possedete un bello spazio che non è architettonicamente pensato per gli eventi “classici” potete affittarlo per eventi di diversa natura: shooting fotografici, reality show, set cinematografici…
• Esistono realtà che organizzano solo team building e sono sempre alla ricerca di spazi adeguati, potete pensare di proporre il vostro immobile a loro perché, nella maggior parte dei casi, i team building hanno un basso numero di partecipanti e sono quindi adatti a spazi piccoli. Una fra tutte https://www.teamworking.it/
• Ci sono eventi di dimensioni modeste che cercano sempre soluzioni adeguate, quindi se i vostri spazi non sono abbastanza grandi per eventi sopra ad un certo numero di ospiti, non significa che non vadano bene per eventi piccini come compleanni, battesimi, comunioni… In questo caso è opportuno allearsi ad un catering della zona che abbia come core business queste situazioni e lavorare con lui: sarà il catering stesso a proporre il vostro spazio per i suoi banchetti.
• Anche il più classico AirBnb a volte può rivelarsi una soluzione vincente

SE HAI BISOGNO DI AIUTO

Se hai bisogno di aiuto per valutare l’idoneità del tuo immobile per gli eventi ed essere guidato e indirizzato al meglio puoi visitare la pagina https://www.supponiamounevento.it/consulenze-per-le-location/